easysquare – Das etwas andere PropTech

„Nichts ist stärker als eine Idee, deren Zeit gekommen ist“

Victor Hugo

Wenn man Jens Kramer, CEO der PROMOS consult, nach der Geburtsstunde von easysquare fragt, beginnt die Geschichte so: „In einem Gespräch mit dem Geschäftsführer der ProPotsdam entstand 2010 die Idee für eine App auf dem iPad, um die vielen Papierformulare im Arbeitsalltag des Immobilienmanagers abzulösen. Diese Idee entwickelten wir zur Produktreife.“ Heute ist die easysquare Plattform die mit Abstand größte Einzelinstallation für mobile Prozesse in der deutschen Immobilienwirtschaft.


Aber der Reihe nach:

Was bei Banken und Telefongesellschaften damals schon Gang und Gäbe war, nämlich die elektronische Übermittlung von Dokumenten, steckte in der Immobilienbranche noch in den Kinderschuhen. Dabei war die Immobilienbranche wie kaum eine andere Industrie von papiergebundenen Geschäftsprozessen durchsetzt. Von der Kommunikation mit Dienstleistern im Facility Management bis zum Schriftwechsel mit dem Mieter – überall erfolgte ein reger Austausch von Dokumenten und Papierformularen. Da, wo in anderen Branchen bereits elektronische Lieferketten und vernetzte ERP-Systeme eingeführt wurden, setzte die Immobilienwirtschaft auf Faxgerät und Postzustellung. Ein enormer Zeit- und Ressourcenaufwand!


Es war also dringend Zeit, zu handeln: Eine digitale Vernetzungslösung musste her. Aus der IT-Erfahrung in der Wohnungswirtschaft von mehr als einem Jahrzehnt schickte sich PROMOS consult an, den Markt zu revolutionieren. Es wurde getüftelt und entwickelt, Pilotprojekte mit Kunden umgesetzt und feinjustiert. 2012 war es dann soweit: Damals noch unter dem Namen IMMOLOGIS-App wurde die Lösung erstmals auf der Expo Real einem großen Publikum vorgestellt und die Resonanz war beeindruckend! Kramer erinnert sich: „Ein phänomenales Feedback, wie man es eigentlich selten in der IT-Branche hat. Die Einzigartigkeit unserer Lösung stieß auf eine breite Begeisterung bei unseren Kunden.“


Denn 2012 sah die Welt der Immobilienwirtschaft noch so aus:

Die Zeit der digitalen Transformation war also gekommen, der Erfolg nicht mehr aufzuhalten: Nach bereits einem Jahr machte PROMOS die Geschäftsprozesse von mehreren Hunderttausend Wohneinheiten in Deutschland mobil. Vormals papiergesteuerte Prozesse, wie die Verkehrssicherung oder Leerwohnungssanierung, wurden nun effizienter und einfacher mobil gestaltet.


Die Zeit der Zettelwirtschaft ist vorbei


Eine Welle der Aufbruchstimmung durchzog die Wohnungsunternehmen. Verwalter wurden mit mobilen Tablet-Computern ausgestattet, um direkt vor Ort beim Kunden die Daten der Wohnungsabnahme in unserer EDV zu erfassen und nicht mehr mit mehreren Papierdurchschlägen hantieren zu müssen. Die mobile Lösung verkürzte die Bearbeitungszeiten und senkte die Fehlerquoten spürbar, da die Datenübergabe in das Verwaltungssystem SAP® direkt vor Ort in der Wohnung automatisch und nicht mehr später manuell im Büro erfolgte. Kramer erläuterte das Revolutionäre an seiner zu Ende gedachten Lösung: „Die Automatisierung der Prozesse geht so weit, dass mit dem Erfassen einer Kündigung direkt ein Wohnungsabnahmeprozess angestoßen wird. Es wird automatisch ein digitales Formular an den Tablet-Computer des zuständigen Mitarbeiters zur Abarbeitung gesendet. Das Formular enthält dann bereits Daten aus der Immobilienstruktur, Ausstattungsmerkmale sowie die Mieterdaten.“


Die Lösungen überzeugten, der Digitalisierungs-Boom war nun in vollem Gange.


Neuer Name, mehr Funktionen – Jetzt kommt easysquare


Nach den ersten erfolgreich umgesetzten Projekten und Erfahrungen wird die Digitalisierungslösung erweitert und dem Kind ein neuer Name gegeben.


So verkündete Jens Kramer im Jahr 2014: „Mit easysquare geben wir unseren bisherigen Lösungen ein neues Gesicht. Wichtige Funktionalitäten wurden ergänzt und stehen als easysquare mobile App ab sofort für die Nutzer im App Store zur Verfügung. Gemeinsam mit den Kunden haben wir gezielt deren Anforderungen und Wünsche herausgearbeitet, um so die App noch besser an die spezifischen Bedürfnisse der oft komplexen, mobilen Prozesse anpassen zu können. Easysquare ist eine praktikable und einmalige Lösung, die Immobilienunternehmen am technischen Fortschritt erfolgreich teilhaben lässt.“


Die Prozessabläufe in den Immobilienunternehmen gewannen weiter deutlich an Transparenz und Geschwindigkeit.

Sehen Sie hier Highlights aus fast 10 Jahren easysquare!

Studie belegt – Mobile Wohnungsabnahme mit easysquare bringt mehr als 50 Prozent Zeitersparnis


Und tatsächlich, auch Studien belegen die nachweisliche Kosten- und Zeitersparnis mit easysquare. Im Rahmen einer Masterarbeit an der Fachhochschule Brandenburg wurde dabei ein herkömmliches Standardverfahren mit Papierdurchschlägen und eine mobile Vorgehensweise mit Unterstützung durch die easysquare mobile App miteinander verglichen. Ein Schwerpunkt der Analyse lag dabei auf dem mit beiden Verfahren verbundenen Zeitaufwand.


Während für die in diesem Zusammenhang erforderlichen Tätigkeiten im Rahmen des „Papierprozesses“ durchschnittlich rund 60 Minuten benötigt wurden, konnten sie im Rahmen der mobilen Wohnungsabnahme in durchschnittlich 26 Minuten erledigt werden.


Diese Ergebnisse bestätigen sich auch in den täglichen Arbeitsabläufen der Wohnungsunternehmen. Mit den digitalen Lösungen von easysquare war eine Zeit- und Kostenersparnis garantiert und so nahm die Erfolgsgeschichte ihren Lauf.


2016 ist die Digitalisierung in der Wohnungswirtschaft erheblich vorangeschritten. Inzwischen bieten rund 15 Prozent der Wohnungsunternehmen in Deutschland Service-Apps für ihre Mieter an. Dabei ist PROMOS consult mit seiner Digitalisierungsmarke easysquare innovativer Partner der Wohnungsunternehmen. In dieser Zeit verzeichnet easysquare 8.200 professionelle Anwender, die rund 36.000 immobilienwirtschaftliche Vorgänge pro Tag bearbeiten. Alle denkbaren Szenarien des Immobilienmanagements von 962.000 Wohnungen werden erheblich vereinfacht.


Und die Nachfrage ist weiter enorm. In 2018 sind die Auftragsbücher voll. Kramer zum Sachstand: „Mit den bereits realisierten Projekten und der Auftragslage in diesem Jahr wird sich in 2018 der Wohnungsmarkt durch unsere digitalen Lösungen spürbar transformieren.“


Allein im 1. Quartal 2018 wurden sechs neue Großprojekte zur Einführung mobiler Prozesse abgeschlossen – und das flächendeckend vom Norden Deutschlands bis in die Schweiz. Damit werden zum Ende des Jahres mehr als 1,5 Millionen Mietern und Eigentümern digitale easysquare-Lösungen zur Verfügung stehen. Mietvertrag, Betriebskostenabrechnung oder Schadensmeldung – schnell und einfach wird dies mittels einer Mieter/Eigentümer-App erledigt sein.

easysquare App-Familie für die Immobilienwirtschaft

Die easysquare App-Familie – digitalisiertes Immobilienmanagement auf neuem Level


Gleichzeitig beginnt 2019 eine neue Ära der Digitalisierung. Mit der neuen App-Familie von easysquare wird das digitale Immobilienmanagement auf ein neues Level gehoben. In der Cloudlösung sind alle Nutzergruppen – Verwalter, Vermieter, Mieter, Eigentümer, Handwerker und Nachbarn – miteinander vernetzt. Dabei setzt easysquare weiter Maßstäbe: Die brandneue Verwalter-App perfektioniert die mobile Bestandsverwaltung durch innovative Funktionen und mit MeinKiez.de wird in Sachen soziales Quartiersmanagement passgenau auf das veränderte Kommunikationsverhalten in der Gesellschaft reagiert.

And the story continues…


Der Digitalisierungs-Drang steigt unaufhörlich, viele PropTechs spüren den Bedarf und versuchen sich auf dem wachsenden Markt. Easysquare ist seit fast einem Jahrzehnt das etwas andere PropTech, mit der Erfahrung und Expertise stehen wir den Akteuren der professionellen Immobilienwirtschaft zur Seite und begeistern mit Innovationen. Schon bald wird ein neues Kapitel aufgeschlagen: Die Erfahrungen aus dem Großkundengeschäft werden in der App-Familie in praktikable Lösungen für den kompletten Immobilienmarkt – also von der Kleinstverwaltung bis zum Amateur-Anwender – umgesetzt. Bleiben Sie gespannt, wohin die Reise geht!

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