PROMOS Universalbuchungsschnittstelle

Im digitalen Fluss mit der universellen Buchungsschnittstelle von PROMOS

Daten von einem System in ein anderes zu transferieren, kann unter Umständen zu einer schwierigen oder, ohne die richtigen Hilfsmittel, sogar zu einer unlösbaren Aufgabe werden. Handelt es sich um Massendaten, entfällt zusätzlich die Möglichkeit zur manuellen Übertragung der Daten. Um eine digitale Brücke zwischen zwei Systemen zu schlagen, müssen geeignete Schnittstellen geschaffen werden.

PROMOS hat mit der Universalbuchungsschnittstelle eine Lösung entwickelt, mittels derer Buchungsdaten sowohl aus externen Quellen (SAP^® und Non-SAP^®) als auch innerhalb von SAP^® massenhaft elektronisch übertragen werden. Mit wenigen Klicks wird die gewünschte Importdatei eines strukturierten Formats hochgeladen, überprüft und eingespielt. Auf Wunsch kann eine automatische Buchung im System erfolgen.

Die Universalbuchungsschnittstelle wird für die SAP Finanzbuchhaltung (FI) verwendet und bietet sich auch als Tool zur Datenüberleitung von Buchungsbelegen an. Die Daten werden hierbei in wenigen Schritten, mittels Batch-Input-Mappen in SAP^® importiert.

Strukturierte Ausgangsbasis

Die zu übertragenden Daten werden zunächst nach einer individuell definierbaren Logik als strukturiertes Dateiformat (XLS, CSV etc.) eingepflegt. Durch diese Aufbereitung der Daten kann eventuellen Fehlern bei der Übertragung vorgebeugt werden. Zusätzlich kann die Eingangsdatei mittels der Universalbuchungsschnittstelle auf mögliche Fehler überprüft werden. Bei dieser Simulation wird kontrolliert, ob alle Mussfelder der Datei mit Werten befüllt sind bzw. korrekt gemappt worden sind, wie zum Beispiel die Überleitung einer externen Kontonummer in die SAP Kontennummer. Im Simulationsergebnis gibt eine Liste ggfs. über die festgestellten Fehler Auskunft.

Daten importieren im Handumdrehen

Als Anwender können Sie selbst entscheiden, ob die Belegdaten der Eingangsdatei direkt verbucht oder lediglich vorerfasst werden sollen und wie viele Belegdaten ein Paket bilden. Bevor die Daten entsprechend Ihrer Eingaben verarbeitet werden, erzeugt die Universalbuchungsschnittstelle eine Batch-Input-Mappe. Dabei wird in einem Verarbeitungsprotokoll der Erfolg der Mappenerzeugung dokumentiert. Die Mappen können nun einfach in das SAP^® System eingespielt oder die Verarbeitung vorab simuliert werden. Der Import läuft im Hintergrund automatisch ab. Es sind somit nur sehr wenige Arbeitsschritte nötig, um massenhaft Buchungsdaten zu übertragen.

Mit Sicherheit zum perfekten Ergebnis

Die auf diesem Wege eingespielten Mappen greifen auf Buchungsfunktionen der FB01, FB01L (für die Ledgerlösung) und FV01 zurück und unterliegen bei der Ausführung durch einen Anwender der Berechtigungsprüfung von SAP^®. Ebenso werden an dieser Stelle alle notwendigen Mussfeldprüfungen zur Buchung durchgeführt.

Weitere Informationen

Customizing: Eine separate Transaktion erlaubt das Customizing, welches die Grundlage für die Nutzung bzw. automatische Verbuchung bildet. Im Customizing wird das Mapping für den Buchungsstoff vorgegeben.
Integration: Die Universalbuchungsschnittstelle lässt sich in den easysquare Genehmigungsworkflow integrieren. Auf diese Weise können Freigaben mit Hilfe eines Prozesses in easysquare workflow komfortabel eingeholt werden. Nach Erteilung der Freigabe und Beendigung des Prozesses kann die Übertragung der Daten ausgelöst werden.

Ihr Nutzen

Zeitersparnis: Mit der Universalbuchungsschnittstelle werden Buchungsdaten massenhaft unkompliziert in das SAP^® System eingepflegt und gebucht. Eine manuelle Bearbeitung der einzelnen Daten entfällt.

Flexibilität: Durch die individuell definierbare Struktur der Einspieltabellen lassen sich die unterschiedlichsten Anwendungsszenarien abbilden und der Anwender erhält mehr Freiraum im Customizing.

Qualitätssicherung: Die Daten werden vor dem Einspielen mittels einer Simulationsfunktion auf Fehler überprüft. Zusätzlich können externe Daten mit dieser Lösung nur durch Anwender mit entsprechenden SAP^®Berechtigungen importiert werden.

Zentralisierung: Durch die Abbildung mehrerer möglicher Buchungsvorgänge können Sie sämtliche Massenbuchungen über eine Transaktion abbilden.

Referenzkunden

Zielanwendergruppe

Technische Voraussetzungen

zurück zur Übersicht