SÜDEWO setzt beim Rechnungsmanagement auf easysquare workflow

Dabei kombiniert die SÜDEWO die digitale Verarbeitung der Rechnungen mittels easysquare workflow mit den Leistungen eines externen Scan-Dienstleisters. Durch den elektronischen Rechnungseingangsworkflow erschließt sich das Unternehmen zahlreiche Optimierungs- und Einsparungspotenziale. So können die Kosten durch effizientere Verteilungs- und Archivierungstechniken bei der Bearbeitung der Rechnungseingänge gesenkt und die Durchlaufzeiten verringert werden.

Erhebliche Zeitersparnis bedeutet auch die elektronische Überprüfung der Rechnungsdatensätze auf Vollständigkeit und Konsistenz. Freigabeprozesse lassen sich entsprechend den Anforderungen des Nutzers individuell konzipieren und implementieren. Der Fokus liegt dabei auf einer schlanken Prozessgestaltung, ohne die individuellen Unternehmensspezifika außer Acht zu lassen. Insgesamt werden die Prozesse bei der Bearbeitung der Eingangsrechnungen durch easysquare workflow effizienter, sicherer und transparenter. Die mit der Rechnungsbearbeitung befassten Mitarbeiter sind dadurch sowohl gegenüber Kunden und Lieferanten als auch gegenüber Kollegen und der Geschäftsführung unmittelbar auskunftsfähig.

In vielen Unternehmen ist die Bearbeitung der Eingangsrechnungen immer noch mit einem beträchtlichen manuellen Aufwand verbunden. Häufig sind in den Bearbeitungsprozess mehrere Mitarbeiter involviert, sodass nach dem Eingang einer Rechnung per Post nicht selten mehrere Tage und mitunter sogar mehrere Wochen vergehen, bis sie verbucht worden ist. Angesichts dieses hohen Zeit- und Personalaufwandes stellen immer mehr Firmen auf einen elektronischen Rechnungseingangsworkflow um. Ein weiterer Grund dafür ist die Tatsache, dass elektronisch versandte Rechnungen in Form von PDF-Dokumenten oder als E-Invoice zunehmend an Bedeutung gewinnen. Ein Rechnungsumlauf in Papierform ist vor diesem Hintergrund immer weniger zeitgemäß.