Mit den Fiori^® Design Guidelines zur neuen Schnellerfassung für IH-Aufträge

Es ist nicht nur ein wahres Augenschmankerl, sondern vor allem ein Anwendungserlebnis, bei dem der langjährige SAP^® User nun endlich voll auf seine Kosten kommt. Lösungen werden entsprechend der Fiori^® Designrichtlinien vollkommen neu gedacht. Unsere viel genutzten Produkte unterziehen wir zunächst einer intensiven Überprüfung, bevor wir sie als inhaltlich überarbeitete Pendants in SAP Fiori^® überführen. Vor rund zwei Jahren starteten wir in diesem Rahmen damit, eine Fiori^® Lösung für die Schnellerfassung von Schadensmeldungen und Instandhaltungsaufträgen zu konzipieren. Angelehnt ist sie an unsere beliebte SAP^® ERP Lösung OpenPromos^® Service Notification (OPSN). Mit einem ersten Zwischenstand präsentieren wir heute eine Preview aus der Entwicklung.

Lösungsinhalt

Welche Kerneigenschaften bringt die Schnellerfassungsmaske OPSN mit, auf denen auch unsere neue Lösung für SAP Fiori^® basieren wird? OPSN brilliert seit jeher vor allem durch ihre Einfachheit: Selbst unerfahrene Mitarbeitende können mit ihr Meldungen systemgestützt anlegen. Zu einem Technischen Platz wird über eine Katalogauswahl das Schadensbild erfasst. OPSN ist so optimiert, dass bei entsprechender Katalogauswahl (Schadensbild) eine automatische Lieferantenfindung hinterlegt werden kann. Mit dem Anlegen der Meldung wird automatisiert die vollständige Belegkette von Meldung, Auftrag, Bestellanforderung und Bestellung in SAP^® generiert. Für die gesamte Erfassung bleibt der Anwender in ein und derselben Maske. Kein Wunder, dass die Lösung für Wohnungs- und Immobilienunternehmen so attraktiv ist! OPSN soll auch in Zukunft in dieser Form Bestand haben. Mit dem neuen Entwicklungsprojekt für SAP Fiori^®

wird parallel dazu eine vollkommen neue Variante für die Schnellerfassung geschaffen. Wie diese aussehen kann? Darauf geben wir Ihnen einen ersten Vorgeschmack.

Konzeptionierung

Wir nahmen die Schaffung einer neuen Lösung für die Schadensmeldung in Fiori^® zum Anlass, uns in einem Expertenteam aus den Bereichen Instandhaltung und Facility Management mit knapp einem halben Jahrhundert Erfahrung zusammenzusetzen und zu entscheiden, welche Funktionalitäten die neue Lösung mitbringen soll. Das Ziel war es, sich der besten, bereits existierenden Ansätze zu bedienen und eine ganz neue Lösung zu entwickeln. Die clevere Schnellerfassungsmaske ist bei fast jedem Kunden ein wenig anders ausgeprägt. So wurde mit jeder Funktionalität streng ins Gericht gegangen, bevor über ihre Übertragung in die neue Lösung entschieden wurde. Leitrahmen für die Konzeption waren die offiziellen SAP Fiori^® Design Guidelines, wobei das Wort „Design“ irreführend sein kann, handelt es sich hierbei nicht vorrangig um grafische Vorgaben, sondern vielmehr um Aspekte zur Funktionalität und Bedienweise. Am Ende der intensiven Workshops stand eine Lösung, an deren Umsetzung unsere Entwicklerinnen und Entwickler nun schrittweise arbeiten. Ein erster Zwischenstand existiert bereits.

OPSN – Die neue Schnellerfassung in Fiori^®

Wir geben zunächst einen groben Überblick über die neue Anwendung bevor wir einen genaueren Blick auf die einzelnen Designprinzipien werfen.

Um eine Instandhaltungsmeldung anzulegen, sind mehrere aufeinanderfolgende Schritte erforderlich. Das Fiori^® Prinzip beinhaltet, solche Prozesse herunterzubrechen und die einzelnen Schritte sinnvoll in separate Anwendungen und somit Kacheln zu überführen. Unsere Analyse mündete in der Entscheidung, vier Kacheln für die neue Schnellerfassung zu entwickeln, und zwar die

• Suche des Technischen Platzes zum Immobilienobjekt,
  
• tatsächliche Meldungserfassung,
• Bestellung bei einem Handwerksunter- nehmen,
• tatsächliche Beauftragung.
  

Der Anwender hat nun die Möglichkeit, an den einzelnen Punkten über separate Kacheln in den Prozess einzusteigen. Für diejenigen, die den gesamten Prozess durchlaufen wollen, heißt das jedoch keineswegs, dass sie von Kachel zu Kachel springen müssen. Fiori^® verbindet die einzelnen Schritte nahtlos miteinander, sodass der User gar nicht merkt, dass er sich durch verschiedene Anwendungen bewegt. Welche sind nun aber die Fiori^® Design Guidelines und wo spiegeln sie sich im bisherigen Entwicklungsstand wider?

Fiori^® ist einfach. Reduktion von Komplexität.

Ein wichtiges Prinzip von Fiori^® ist dessen Einfachheit. Damit stellt Fiori^® das exakte Gegenteil der ursprünglichen, überladenen SAP^® GUIs dar. Auch wir haben bei der Konzeption der Schnellerfassung für Fiori^® ein Augenmerk daraufgelegt, die Lösung einfach zu halten. Über die Suche nach einem Technischen Platz wird eine Ergebnisliste ausgegeben. Wählt der User einen bestimmten Technischen Platz aus, öffnet sich eine Detailansicht in der für Fiori^® gängigen und sehr praktischen Splitscreen-Ansicht, die es ermöglicht neben Feldern, wie Adresse, Vertragspartner, Meldungshistorie und TP-Bezeichnung, weiterhin links die Ergebnisliste im Auge zu behalten (Abbildung 1). Hat der User das falsche Suchobjekt ausgewählt, kann er einfach und bequem in ein anderes Objekt reinspringen. Der Splitscreen bietet auf diese Weise an verschiedenen Punkten des Prozesses die Möglichkeit, schnell und unkompliziert verschiedenste Informationen zu überblicken. Gleichzeitig können durch den Einsatz von Splitscreens Arbeitsschritte mithilfe von deutlich weniger Klicks erledigt werden.

Weiterhin haben wir bei der Konzeption darauf geachtet, uns auf das Wesentliche zu konzentrieren. Die Meldungserfassung beispielsweise enthält nur die notwendigen Felder und profitiert zudem von Katalogauswahlfeldern, welche die Erfassung deutlich erleichtern (Abbildung 2). Der Anwender wählt die Meldungsart, Codegruppe und den Code aus, woraufhin die Meldungsbeschreibung generiert wird. Es können außerdem die Eingangsart, Priorität und einige ausgewählte weitere Informationen mitgegeben werden. Die Erfassungsmaske ist sehr reduziert und wirkt in ihrem gestalterischen Design aufgeräumt und klar strukturiert. Über den blau hinterlegten Button „Anlegen“ am Ende der Seite wird die Erfassung abgeschlossen.

Fiori^® ist rollenbasiert. Individuelle, berechtigungsbasierte Oberflächen.

Anwendern genau das – und zwar nur das – anzeigen, was sie brauchen, das ist das schlagende Argument von SAP Fiori^®. Die Zeiten, in denen wir uns Transaktionscodes merken mussten, um in die gewünschten Bereiche des SAP^®-Systems abspringen zu können, gehören der Vergangenheit an. Im Fiori^® Launchpad werden rollenbasiert genau die Anwendungen angezeigt, die der Anwender tagtäglich benötigt. Was bedeutet das für die Konzeption der neuen Schnellerfassungslösung? Kunden der Lösung können nun frei entscheiden, wem welche Kacheln angezeigt werden. Ist beispielsweise eine bestimmte Anwendergruppe ausschließlich zur Erfassung einer Instandhaltungsmeldung, nicht aber zur Beauftragung eines Handwerksunternehmens berechtigt, so werden ihr lediglich die ersten beiden Kacheln des Prozesses angezeigt (Abbildung 3). Für den Anwender wird die Komplexität so deutlich reduziert. Neben den Kacheln des Launchpads kann der User auch andere Bereiche seiner Oberflächen individuell ausgestalten und das alles ausschließlich im Rahmen seiner Berechtigungen. Klickt der User beispielsweise auf einen Technischen Platz, erscheinen ihm Links zu anderen Anwendungen (Abbildung 4). So kann sich ein bestimmter User von hier aus einen Technischen Platz anzeigen lassen oder eine IH-Meldung zu diesem anlegen. Aus einer Liste kann er zudem weitere Links, die er im täglichen Arbeitsumfeld benötigt, auswählen. Angezeigt werden ihm natürlich nur die Links, für die er berechtigt ist.

Fiori^® ist kohärent. Intuitive Bedienung und einheitliches Design.

Die Benutzeroberflächen der Fiori^® Apps folgen einem gemeinsamen Bedien- und Designkonzept. Neben dem eingängigen Kacheldesign findet der Anwender sich durch die einheitlichen Gestaltungsprinzipien intuitiv in den Apps zurecht. So liegen beispielsweise hinter blau markierten Objekten immer weitere Links, aus denen der Anwender wählen kann (Abbildung 4). Pflichtfelder sind mit einem roten Stern versehen. Das kennen Nutzer aus anderen Lösungen und ist bereits erlernt. Ein Button, über den mehr Informationen je Zeile einer Listenansicht ausgegeben werden können, findet sich ebenfalls in verschiedenen Bereichen der Lösung wieder. Mit dieser Funktionalität können beispielsweise bei der Suche nach einem Technischen Platz zusätzliche Informationen zum Vertragspartner und zur Wirtschaftseinheit je Ergebniszeile ein- und ausgeblendet werden (Abbildung 5). Durch diese Funktion kann sich der User auf einfache Weise einen Überblick über tieferliegende Informationen verschaffen. Das gleiche Prinzip funktioniert beispielsweise auch bei der Ausgabeliste zur Meldungshistorie des Technischen Platzes. Inhaltlich wird die Navigation durch das System mit Hilfe einer globalen Suchfunktion unterstützt. Wird bei der Suche eines Technischen Platzes beispielsweise „*Krüger“ in das Suchfeld eingegeben, so werden alle Wirtschaftseinheiten, die mit „Krüger“ in Verbindung stehen, aufgezeigt – egal, ob „Krüger“ im Namen der Straße, des Vertragspartners oder der Stadt auftaucht.

Fiori^® ist adaptiv. Das Büro für unterwegs.

Im privaten Umfeld ist es für uns fast schon selbstverständlich. Nahezu jede digitale Lösung passt auch in die Hosentasche – egal, ob Routenplaner, Banking oder Shopping. Auch im Beruflichen nutzen wir immer mehr Lösungen auf dem mobilen Endgerät. Unsere mobilen Cloud-Lösungen von easysquare machen es vor, aber auch MS^® Teams und andere MS^® Office Anwendungen nutzen wir gern von unterwegs. Nahezu bahnbrechend ist deshalb nun, dass mit Fiori^® erstmalig SAP^® auf jedem denkbaren Endgerät genutzt werden kann. Es ist browserbasiert und responsive. Einer Schnellerfassung von Schäden und Instandhaltungsaufträgen vor Ort steht auf diese Weise zukünftig nichts mehr Wege.

Fiori^® ist delightful. Bedienfreude für jeden User.

Die Umsetzung des letzten Kriteriums der Design Guidelines ist für uns eine Art Ergebnis oder Zusammenspiel aus der Erfüllung der restlichen vier Kriterien. Eine Anwendung, die auf mich und meine Bedürfnisse zugeschnitten ist, auf das Wesentliche reduziert ist, über eine hohe Usability verfügt und sich an jedes denkbare Endgerät anpasst, macht einfach Spaß. Und diese Tatsache ist für jeden Anwendungsfall enorm wichtig. Neue IT-Lösungen werden von Nutzern oft abgelehnt. Bereitet die Anwendung Freude, trägt dies elementar zur Akzeptanz bei. Zudem wird der Schulungsaufwand deutlich reduziert. Das Kacheldesign der Anwendung, die auf das Wesentliche komprimierten Erfassungsfelder, Splitscreens, globale Suchfelder, Absprungmöglichkeiten und ein klares, einheitliches Design machen die Lösung zukünftig zu einer wundervollen Anwendung für verschiedenste Nutzergruppen.

Ein Resümee aus der Konzeptionsphase

Es ist seit jeher unser Anspruch, PROMOS Lösungen stetig zu verbessern und neue Funktionalitäten aus Kundenprojekten auch anderen Unternehmen zur Verfügung zu stellen. Mit der Konzeption einer neuen Lösung zur Schnellerfassung von Schadensmeldungen und Instandhaltungsaufträge für SAP Fiori^® machen wir den Schritt in ein neues Zeitalter. Unsere Lösungen werden auf ihren Kern reduziert und anschließend um die Funktionen ergänzt, die Sie als Kundinnen und Kunden über Jahre hinweg als nützlich und wertvoll attestiert haben. Nur mit Ihrer Hilfe können wir heute an diesem Punkt stehen und die nächsten Entwicklungsschritte mit Blick auf die Erkenntnisse und Ihre Anforderungen der letzten Jahre angehen. Ein wichtiger Meilenstein ist geschafft und die ersten beiden Kacheln sind entwickelt, wie die Abbildungen ausdruckstark zeigen. Wir freuen uns schon, Ihnen demnächst über weitere Entwicklungsschritte zu berichten.

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