Tag X erfolgreich gemeistert – PROMOS nutzt hauseigene Lösung für XRechnung

Die XRechnung ist der neue Standard für den elektronischen Austausch von Rechnungen. Und seit dem 27. November 2020 sind alle Unternehmen verbindlich dazu verpflichtet, ihre Ausgangsrechnungen an Bundesbehörden über diesen Weg zu versenden. Wie viele andere Unternehmen musste auch PROMOS consult sich mit den neuen gesetzlichen Anforderungen auseinandersetzen, denn das Unternehmen zählt 22 Bestandskunden aus der öffentlichen Verwaltung.

Know-how aus erster Hand

Mit Bekanntwerden der allgemeinen Übergangsfristen stand für den Berliner Softwarespezialisten augenblicklich fest, für die Umsetzung ebenjener Anforderungen eine hauseigene Lösung zu implementieren. „SAP^® ist das führende Buchhaltungssystem in unserem Unternehmen, mit dem wir verbuchen und fakturieren. Deshalb kam es für uns überhaupt nicht in Betracht, externe Portale mit einer manuellen Eingabemöglichkeit zu nutzen,“ erläutert Ines Schulze-Leifheit, Director Accounting, die Entscheidung und führt dazu weiter aus: „Die vielfältigen Lösungen unseres Portfolios, die wir unseren Kunden anbieten, zeichnen sich durch eine hohe Integrativität aus. In diesem Fall waren wir nun in der luxuriösen Situation, selbst in den Genuss der Vorteile einer unserer Lösungen zu kommen. Mit der Einführung der XRechnung optimierten wir unsere internen Prozesse so, dass wir pünktlich in der Lage waren, unsere öffentlichen Auftraggeber mit dem neuen digitalen Rechnungsformat zu bedienen – und das, ohne dabei zusätzlichen Aufwand bei der Rechnungserstellung zu verursachen.“

Gesagt, getan! XRechnung frei Haus

Ein Team aus Beratung, Entwicklung und Finanzbuchhaltung hat gemeinsam erfolgreich die Mindestanforderungen für die XRechnung so umgesetzt, dass anstatt einer PDF nun der gewünschte Datensatz ohne Zusatzaufwand versendet wird. Auf Knopfdruck wird die generierte XML-Datei mit sämtlichen Rechnungsinformationen aus SAP^® angereichert – von Rechnungsnummer und -datum über Summen und Steuerbeträge bis hin zu den Abrechnungseinheiten in Tagen, Stunden oder Wochen. Anschließend lässt sich die Rechnung ohne Medienbruch direkt aus SAP^® heraus an den Kunden versenden. Darüber hinaus stehen der Finanzbuchhaltung Auswertungsmöglichkeiten darüber zur Verfügung, von wem wann was wohin verschickt wurde. „Die Dateianhänge liegen den fakturierten Belegen in SAP^® bei und sind somit auch zu Prüfungszwecken bestens archiviert,“ kommentiert Schulze-Leifheit die hervorragende Dokumentation im System.

Nach der Pflicht kommt die Kür

Nachdem bereits bei über 80 Prozent der PROMOS Kunden der Rechnungsversand vollständig digital erfolgt – sei es durch den E-Mail-Versand von PDF-Dateien oder seit November 2020 nun auch via XRechnung – fällt das Resümee zur hausinternen Digitalisierung weiterhin positiv aus: „Wir sind sehr zufrieden, dass wir den gesetzlichen Anforderungen an einen digitalen Rechnungsversand in vollem Umfang mit unserer eigenen Lösung erfüllen können. Außerdem freuen wir uns, zukünftig von der Weiterentwicklung profitieren zu können, wenn beispielsweise Tätigkeitsnachweise oder andere Anlagen in der XRechnung berücksichtigt werden können“, gibt Schulze-Leifheit einen Ausblick auf die Fortsetzung der Produktentwicklung.

Sie wollen oder müssen sich ebenfalls mit der XRechnung in SAP^® befassen und suchen dafür einen geeigneten Ansprechparten, der weiß, wo der Schuh drückt? Dann nehmen Sie gern Kontakt zu uns auf! Unsere Experten helfen Ihnen gern bei der Analyse in Ihrem Hause.

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