Das PROMOS Inventarcockpit – Eine Bestandsaufnahme

Der Gesetzgeber schreibt die Inventur laut ordnungsgemäßer Buchhaltung zur Betriebseröffnung und -schließung sowie in der Regel mindestens einmal im Jahr stichtagsbezogen zum Jahresabschluss für jeden Kaufmann vor. Egal, ob großer Automobilhersteller oder kleine Backstube – alle Vermögenswerte und Schulden müssen erfasst werden. Selbst Dienstleistungsunternehmen oder Vertreiber von immateriellen Gütern, wie z. B. Webseitendesigner, verfügen über Geschäftsräume mit einer entsprechenden zu inventarisierenden Büroausstattung. Bei der Inventur allein mit Stift und Papier loszuziehen und später eine Übertragung in Excel vorzunehmen, ist bereits für mittelständische Unternehmen kaum noch praktikabel. Spätestens bei mehreren Filialen oder Firmenstandorten muss angesichts der Datenbreite und -tiefe eine digitale Lösung her. Diese sollte in erster Linie in das führende ERP-System integrierbar sein, um so eine Verknüpfung mit der Anlagenbuchhaltung zu ermöglichen.

Anwendungsbeispiel: Die Bluescreen GmbH

Welche Bedürfnisse und Anforderungen eine solche Lösung erfüllen kann und muss, zeigen wir nachfolgend am Beispiel des fiktiven Softwareunternehmens Bluescreen GmbH. Das Unternehmen beschäftigt 100 Mitarbeiter an insgesamt drei Standorten. Bei einer entsprechenden Büroausstattung, bestehend aus Schreibtisch, Stuhl, PC, Bildschirm, Rollcontainer, Schreibtisch- und Stehlampen sowie diversen Sideboards, Büroschränken und anderen Spezifika kommt das Unternehmen leicht auf über 1.000 Inventargegenstände unterschiedlicher Inventartypen. Diese nun alle per Excel zu inventarisieren, würde in einem unüberschaubaren Datendschungel enden. Das PROMOS Inventarcockpit stellt nicht nur eine praktikable und integrierte Digitallösung dar, sondern bildet die erfassten Daten zudem in einer sinnvollen Struktur ab.  

Ein Equipment, viele Informationen

Bei der Bluescreen GmbH fängt Mitarbeiter Lars Lichtermann im Bereich Software Development an. Für ihn wird ein neuer Bürostuhl angeschafft. Dieser erhält einen Barcode von einer Barcoderolle, welcher ihn fortan eindeutig identifiziert. Der neue Inventargegenstand kann nun entweder direkt im PROMOS Inventarcockpit erfasst werden. Dazu wird einfach per Mausklick ein neues Equipment angelegt (Abbildung 1), das individuell durch vorgegebene Kriterien präzisiert werden kann, wie z. B.:

• Bezeichnung mit Langtext,
  
• Objektart,
  
• Anschaffungswert und -datum.
  

Oder der Barcode wird mit der easysquare App gescannt und die Daten mobil erfasst. Das Scannen hat den Vorteil, dass eine manuelle Erfassung der Inventarnummer entfällt und Fehler daher vermieden werden können.

Ein Mal für alle, statt alles ein Mal

Per Knopfdruck können Inventargegenstände einzelner Personen, Räume oder ganzer Unternehmensbereiche umgezogen werden. Hierzu wird die entsprechende Zeile mit dem Equipment in SAP^® markiert. Nach Klicken auf den Button Verschieben kann in einem Selektionsfenster der neue Technische Platz eingetragen werden. Ebenso können ganze Räume inklusive ihrer Inventargegenstände kopiert werden, wenn neue Räumlichkeiten oder Arbeitsplätze hinzukommen. Auf diese Weise muss nicht jedes Equipment einzeln neu angelegt werden. Auch eine massenhafte Pflege von Zusatzdaten ist im Inventarcockpit vorgesehen. Beispielsweise lässt sich auf diese Weise massenhaft der Hersteller der gleichen Bürostühle nachtragen. Die vorgenommene Änderung kann im Nachhinein im Inventarcockpit nachvollzogen werden. Entscheidet sich die Bluescreen GmbH, für alle Mitarbeiter neue Bildschirme anzuschaffen, so können die alten im  Inventarcockpit per Knopf druck deaktiviert werden (Abbildung 2). Sie werden nun nicht mehr angezeigt. Solche Massenbearbeitungsfunktionen erleichtern, neben dem Einsatz von Vorlagen und Suchhilfen, den Arbeitsalltag der mit der Inventarisierung beauftragten Mitarbeiter enorm.

Hohe Datenqualität beginnt bei der Erfassung

Ein Equipment, also in unserem Beispiel der Bürostuhl von Mitarbeiter Lars Lichtermann, ist genau einer Anlage zugewiesen. Umgekehrt können jedoch mehrere Equipments auf eine Anlage verweisen. Mittels der Auswertungsmöglichkeiten des Inventarcockpits kann aus Sicht der Anlagenbuchhaltung geprüft werden, ob und welche Equipments den Anlagenstammsätzen zugeordnet sind und ob etwaige mengenmäßige Differenzen bestehen. Auf diese Weise wird die Genauigkeit der Inventarstammdaten signifikant verbessert, auch wenn der Grundstein einer hohen Datenqualität grundsätzlich bereits bei der Ersterfassung der Daten gelegt werden muss. Deshalb empfiehlt PROMOS die Kopplung des Inventarcockpits an eine Barcode Lösung. Hier wird jeder Inventargegenstand mit einem Barcode versehen, der eindeutig dem Equipmenteintrag in SAP^® zugewiesen werden kann.

Mobile Inventur

Die eigentliche Prozessoptimierung findet im Rahmen der jährlichen Inventur statt. Durch das Scannen des Barcodes werden die Stammdaten des Equipments angezeigt und können bei Bedarf gleich mobil angepasst werden (z. B. ergänzende Beschreibung, Standort in einem anderen Raum). Die ggf. geänderten Stammdaten und das Datum der Inventur werden automatisch in das SAP^® System zurückübertragen und können im Inventarcockpit ausgewertet werden.

Das Inventarcockpit ist ein zentrales Auswertungs- und Bearbeitungstool für die vereinfachte Pflege von Equipments und Durchführung der Inventur. Die übersichtliche und auf eine Maske beschränkte Ansicht, von der aus alle notwendigen Transaktionen gestartet werden können, verstärkt die Nutzerakzeptanz des Inventarcockpits. Insbesondere der Einsatz von Barcodes und verschiedene Massenpflegefunktionalitäten ermöglichen den Mitarbeitern eine hohe Zeitersparnis. Das Beispiel der Bluescreen GmbH zeigt eindeutig, dass sich eine digitale Inventarlösung auch für Unternehmen ohne materiellen Warenbestand lohnt.