Portfolio-Nr.: 4001-01

Betriebskosten-Controlling

Die Kosten im Griff

Das Betriebskosten-Controlling ist unterstützend bei der Interpretation der Betriebskosten tätig. Dazu werden Datenauswertungen bereitgestellt, die ERP-Informationen aus den Bereichen Finanzbuchhaltung (FI) und Immobilien (RE-FX) miteinander verbinden. Die Daten lassen sich in den verschiedenen Betrachtungsebenen Buchungskreis und Wirtschaftseinheit (je nach Ausprägung auch Mietobjekt oder Mietvertrag) detailliert analysieren. Neben dem Reporting werden Übersichten und Analysen bereitgestellt, die den Vergleich von tatsächlichen Kosten zwischen den Betrachtungsebenen, Zeiträumen und externen Benchmarks sicherstellen sowie Prognosen erlauben. Auf diese Weise lassen sich aus erkannten Auffälligkeiten oder Abweichungen gezielt Maßnahmen zur Kostenminimierung ableiten.

Das Betriebskosten-Controlling ist konzeptionell in fünf Module unterteilt. Diese lassen sich sowohl separat als auch im Paket implementieren.

1. Analyse: Die im SAP® Business Warehouse System aggregierten und relevanten Daten aus den Bereichen Finanzbuchhaltung und Immobilien werden im Excel-Format bereitgestellt und können mithilfe verschiedener Tools, wie z. B. SAP® BusinessObjects Analysis, umfassend analysiert, sortiert und gefiltert werden. Über eine Eingabemaske lassen sich der jeweils gewünschte Buchungskreis und die Wirtschaftseinheit (bzw. Mietobjekt oder Mietvertrag) auswählen. Übersichtlich werden für die Auswahl die betriebskostenrelevanten Kennzahlen dargestellt.

2. Internes Benchmarking: Die Nebenkosten einzelner Wirtschaftseinheiten eines Buchungskreises werden nach Kostenart aufgeschlüsselt. Damit lassen sich Wirtschaftseinheiten miteinander bzw. mit internen Durchschnittswerten vergleichen. Ebenso stehen Abweichungsanalysen zur Identifikation von Ausreißern bereit.

3. Externes Benchmarking: Die Nebenkosten des Immobilienbestandes werden mit externen Referenzwerten, wie denen der „Geislinger Konvention“ oder des Deutschen Mieterbundes, verglichen. So ist ein regionaler oder bundesweiter Vergleich der Betriebskosten möglich. Es entsteht eine hohe Kostentransparenz. Mithilfe von Abweichungsanalysen lassen sich Schwerpunkte für Planungs- und Optimierungsmaßnahmen identifizieren.

4. Reporting: Im Rahmen des Reportings werden verschiedene Auswertungstabellen in Microsoft® Excel zur Verfügung gestellt, zum Beispiel TOP 20 Listen als Ergebnis der Abweichungsanalysen, ToDo-Listen oder Auswertungen zu Führungskennzahlen.

5. Wissensbasis: Die praktischen Erkenntnisse über die Wirksamkeit durchgeführter Maßnahmen oder über Gründe von Auffälligkeiten sollten als Wissen erhalten bleiben, um bei nachfolgenden Planungen von Maßnahmen und Soll-Daten effektiv zu unterstützen. Das Wissen kann für diese Zwecke systematisiert in das Business Warehouse-System eingepflegt werden.

Aufschlüsselung über die Zusammensetzung der Betriebskosten im Betriebskosten Controlling
Aufschlüsselung über die Zusammensetzung der Betriebskosten
Aufbereitung aggregierter Datensätze – Modul 1 Analyse im Betriebskosten Controlling
Aufbereitung aggregierter Datensätze – Modul 1 Analyse
Modul 2 Internes Benchmarking im Betriebskosten Controlling
Modul 2 Internes Benchmarking
Modul 3 Externes Benchmarking im Betriebskosten Controlling
Modul 3 Externes Benchmarking
Darstellung eines Reportings im Betriebskosten Controlling
Reporting

Weitere Informationen

Der Prozess einer Betriebskostenbeeinflussung

  1. Datengrundlage: Die Daten des ERP-Systems und der Wärmemessdienstleister bilden die Datengrundlage.
  2. Datenaufbereitung: Die Daten werden vor der Nutzung für Zwecke des Controllings auf Fehler bereinigt.
  3. Auffälligkeitsanalyse durch Benchmarking: Mit der Fokussierung der Datenanalyse auf Ausreißer werden interne Ressourcen geschont. Dazu erfolgt der Vergleich mit internen und externen Referenzwerten. Für Abweichungen werden Ursachen identifiziert.
  4. Auswertung und Entscheidung: Die Beseitigung von unvorteilhaften Abweichungen wird in Maßnahmenplänen beschrieben. Diese dienen nach Priorisierung als Entscheidungsgrundlage.
  5. Umsetzung und Nachweis: Nach Umsetzung einer Maßnahme empfiehlt sich die Erfolgskontrolle. Diese dient als Wissensbasis zur Beurteilung zukünftiger Maßnahmenpläne.

Ihr Nutzen

Transparenz: Die übersichtliche Aufbereitung großer Datenmengen erhöht die Transparenz auf Seiten des Unternehmens.

Kostenersparnis: Effiziente Analysen mit komplexen Datenstrukturen lassen Handlungspotenziale schnell erkennen. Die Betriebskosten zu minimieren, führt zu höheren Erträgen beim Vermieter und zu niedrigeren Belastungen beim Mieter.

Flexibilität: Die Reduktion der Betriebskosten schafft einen größeren Spielraum bei der Festlegung der Nettokaltmieten und trägt damit zur Steigerung der Immobilienwerte bei.

Zeitersparnis: Die Konzentration auf Auffälligkeiten bei der Datenanalyse spart wertvolle Zeitressourcen.

Mieterzufriedenheit: Eine transparente Betriebskostenabrechnung verhindert unnötigen Unmut auf Seiten des Mieters und steigert die Zufriedenheit.

Zielanwendergruppe

  • Geschäftsführung
  • Controlling
  • Betriebskostenbereich
  • kaufmännischer und technischer Bereich

Technische Voraussetzungen

  • SAP® Business Warehouse 7.x

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PROMOS consult Projektmanagement,
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